Depuis que je suis freelance, je ne suis plus seulement consultante en stratégie digitale, ou mentor de freelances. Je suis aussi chef d’entreprise, responsable administrative, commerciale, responsable de formation, etc

Et assumer toutes ces fonctions, ça demande un temps fou !

Alors au fil des années, j’ai appris à être plus efficace, et c’est surtout en m’aidant d’outils que j’ai gagné du temps sur mes tâches du quotidien.

Dans cet article, je partage avec vous mes meilleurs outils ! 

Youcanbookme

Est-ce que ça vous est déjà arrivé de devoir échanger 4 ou 5 mails avec un prospect ou un client pour arriver à trouver un créneau pour fixer un rendez-vous ?

Moi ça ne m’arrive plus depuis que j’utilise Youcanbookme 🙂

C’est tout simple, c’est un agenda en ligne – connecté à mon agenda Google – qui permet la prise de rendez-vous.

Je donne le lien à la personne avec qui je souhaite échanger, et en cliquant elle arrive là-dessus :

En un coup d’oeil elle voit quels sont mes créneaux disponibles, et elle peut prendre rendez-vous sur l’un des créneaux libres, en indiquant son numéro de téléphone. Le rendez-vous s’enregistre automatiquement dans mon agenda, et à l’heure dite, je n’ai plus qu’à l’appeler !  

 

Tiime

C’est l’outil en ligne que propose mon comptable, et qui permet de gérer tout mon administratif :

✅ faire mes devis et mes factures

✅ suivre les règlements

✅ voir l’état de mon compte en banque et les dernières opérations (super pratique car ça m’évite de me connecter sur le site de ma banque)

✅ gérer mes justificatifs de dépenses

✅ calculer mes indemnités kilométriques

✅ voir des tableaux de bord sur mon activité

✅ et encore bien d’autres fonctionnalités qui me font gagner un temps précieux

 

En plus de ça, comme mon comptable y a accès, je n’ai besoin de rien lui envoyer : il a déjà tout à disposition ! Lorsque j’avais un comptable traditionnel, je passais 45 minutes tous les mois à rassembler les documents dont il avait besoin, et lui envoyer.

Pour que vous puissiez mieux vous rendre compte de tout ce que propose Tiime, je vous ai fait une petite démo de la version web et des applications mobile :

Si Tiime vous a convaincu, n’hésitez pas à contacter L-Expert-Comptable.Com, qui l’utilise et peut vous accompagner sur votre création d’entreprise et votre compta au quotidien.

En plus, en suivant ce lien, vous pourrez profiter d’1 mois gratuit : https://get.l-expert-comptable.com/superfreelance

 

Banque en ligne 

J’ai quitté ma banque traditionnelle car j’en avais marre de devoir me déplacer à l’agence dès que j’avais une opération à réaliser, et que je ne voulais plus payer 25€ de frais bancaires tous les mois.

En 2019, j’ai donc ouvert un compte chez Qonto, et c’est tellement plus pratique !

✅ lorsque j’ai une question, le chat est hyper réactif

✅ mes frais bancaires sont inférieurs de moitié à ce que je payais avant

✅ ils ne me demandent jamais de me déplacer puisqu’ils n’ont pas d’agence physique

✅ lorsque j’ajoute un compte bénéficiaire pour mes virements, je peux faire un virement immédiatement, je n’ai pas besoin de repenser à me connecter 48h plus tard

Sur cette page, vous pouvez découvrir mon comparatif entre deux banques en ligne appréciées des freelances : Shine et Qonto.

Pomodoro-timer

A force d’avoir toujours une todo longue comme le bras, je me suis mise à faire toujours plusieurs choses en même temps.

C’était épuisant à plusieurs titres :

✅ j’étais moins efficace car moins concentrée, donc je travaillais plus longtemps

✅ j’avais l’impression que rien n’avançait, qu’aucune tâche n’était jamais terminée

J’ai fini par comprendre qu’il fallait faire différemment, et maintenant, je fais une chose à la fois. Avec l’application https://tomato-timer.com/, je lance un chrono de 25 minutes, et pendant ces 25 minutes, je me concentre sur une seule action. Ensuite je m’accorde une pause, je recommence, et ainsi de suite !

Depuis que je fais ça, je constate que ma pile de choses descend plus vite, et au fil de la journée, j’ai davantage conscience du travail que j’ai abattu, je me sens beaucoup plus efficace et je le suis !

 

Trello

L’indispensable pour gérer ma todo : Trello, que j’utilise sur mon ordinateur, mais aussi sur mon téléphone, lorsque je pense à une chose que je ne veux pas oublier de faire.

Je peux le personnaliser pour m’y retrouver facilement, et je peux vous dire qu’entre tous mes clients, les freelances que je mentore, les contenus que je créer, et mon travail administratif, avoir une vue globale, c’est indispensable !

ça me permet d’être plus sereine et d’avoir moins de charge mentale.

 

Toggl

Je l’ai beaucoup utilisé à mes débuts, parce que l’une de mes grandes difficultés de “freelance débutante”, c’était de fixer mes prix, en estimant bien le temps qu’allait me prendre un projet.

En ayant le réflexe de lancer Toggl lorsque je démarrais une tâche, je me suis rapidement constitué une base sur laquelle je pouvais me reposer quand je voulais savoir combien de temps me prenait un audit SEO en moyenne, ou la création de campagnes publicitaires.

C’est intéressant aussi car ça vous permet de vérifier que vos missions ont bien été rentables, et que vous n’avez pas trop dépassé le temps que vous avez vendu.

 

Evernote

Mon outil fétiche pour prendre des notes, les classer et pouvoir les retrouver sur mon téléphone aussi bien que sur mon ordinateur.

Avec tous ces sujets dans mes pensées, je m’assure de ne rien oublier en notant tout de façon à pouvoir le retrouver facilement.

Google Forms 

Lorsqu’on a assez de clients, et que l’on peut à présent filtrer les prospects qui arrivent, on ne souhaite pas toujours accorder 30 minutes de discussion à quelqu’un qu’on ne connait pas, car notre temps est précieux.

Mettre en place un petit questionnaire que l’on propose aux personnes qui nous sollicitent est un bon moyen de faire le tri entre ceux avec qui on pourra travailler (parce que leur demande est en lien avec nos compétences, que leur budget est suffisant, que le projet nous intéresse) et ceux qui ne pourront pas être nos clients.

Depuis que je fais ça, j’ai limité certains rendez-vous qui étaient dès le départ voués à l’échec, et j’ai repris le contrôle de mon agenda.

Google Drive

Pouvoir retrouver tous mes documents sur n’importe quel appareil, c’est hyper précieux !

Il y a quelques temps, mon ordinateur m’a fait une frayeur, il ne voulait plus démarrer. Pourtant, j’étais sur un document urgent, que je devais livrer le lendemain : la moindre heure perdue à cause d’un problème informatique pouvait me mettre très en retard.

En attendant que l’ordinateur se décide à être plus coopératif, il m’a suffit de prendre le PC de ma femme, me connecter sur mon drive, et reprendre le fil de mon document. 

Sans cette possibilité, j’aurais pu utiliser un autre ordinateur bien sûr, mais alors j’aurais du recommencer tout mon travail du début.

 

La Poste

Imprimer mon document, prendre ma voiture, chercher une place pour me garer, faire la queue à la machine, pour poster un recommandé, c’est la corvée, vous ne trouvez pas ?

(Et si en plus au moment d’imprimer, vous découvrez que les cartouches d’encre sont vides, je ne vous en parle pas!)

Alors, je ne le fais plus 🙂

Maintenant, j’utilise le site de la Poste, qui permet de faire 100% en ligne : ce sont eux qui impriment votre document et l’envoient à votre destinataire.

C’est tout bête mais ça prend 5 minutes, c’est un vrai gain de temps ! 

 

Déléguer

Plutôt que de perdre du temps sur des choses que je ne sais pas faire, ou qui m’ennuient, je préfère les confier à quelqu’un dont c’est le métier.

Dernier exemple en date : la page de présentation de formation Réussir votre démarrage en freelance ne s’affichait pas bien sur mobile.

Vous pensez que je suis capable de régler ce genre de problème ?

Bien sûr que non ! Au lieu de chercher une solution sur Internet pendant des heures, j’ai immédiatement fait appel à quelqu’un, et le problème a pu se régler rapidement, tout en me laissant avancer sur mes missions, sur lesquelles j’ai une vraie valeur ajoutée.

Je vous encourage à découvrir tous ces outils, et échanger avec d’autres freelances sur leurs méthodes de travail, et les outils qui leur permettent de gagner du temps.

Ce temps gagné pourra vous servir à travailler pour plus de clients, ou bien avoir davantage de temps pour vous.

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