Une chose que je n’avais pas imaginée quand je me suis lancée, c’est le temps que je passerais à courir après les clients pour être payée !  🤔

Quand une facture est en retard, on est souvent mal à l’aise de réclamer son paiement. On est pourtant dans notre bon droit : le client est en retard et peut être considéré comme en tort, mais on le voit souvent comme une insatisfaction par rapport à notre travail, on se sent gêné, on a peur d’embêter.

➡️ Au fil des années, j’ai mis en place certaines choses qui me permettent d’éviter ce genre de situations !

Mieux vaut prévenir que guérir !

Avant même de commencer à travailler avec le client, vous pouvez déjà commencer à vous protéger.

1. Demandez un acompte

Je demande un acompte de 50% du montant de la mission avant de démarrer, pour tout nouveau client.

Ce fonctionnement a le mérite d’écarter les mal-intentionnés ou sans-le-sou, de m’assurer que le client est de bonne volonté et de créer une relation d’équilibre : le client a accepté les conditions que j’ai fixées, nous sommes donc davantage dans une relation de partenaires que client / fournisseur.

Je n’osais pas le faire au début, mais les clients semblent trouver ça très naturel, puisque la plupart des entreprises fonctionnent comme ça !

Et si jamais en fin de mission un problème de règlement survient, la moitié a déjà été payée !

2. Formalisez les délais de paiement

Lorsque vous faites signer un contrat à votre nouveau client (ce que je vous recommande absolument de faire, et je vous explique pourquoi dans cet article), pensez bien à aborder la question des délais de paiement  📅

 

Avant d’entamer le travail, vous devez être d’accord sur l’échéance de règlement : à réception de facture, à 30 jours, à 60 jours. Cela doit être clair entre vous.

3. Habituez les clients au paiement par virement

Dans le contrat, vous pouvez également préciser par quel biais devra s’effectuer le règlement.

Le virement est toujours plus simple pour votre compta qu’un chèque.

Pourquoi le chèque c’est nul ?

❌ on est en 2019 les gars, à part ma grand-mère plus personne ne fait des chèques !

❌ ça ajoute du délai : le temps que le client le poste, que vous le receviez, que vous alliez le déposer, que l’argent soit sur votre compte : minimum une semaine de plus !

❌ ça vous génère du travail : il faut remplir le bordereau, aller physiquement à la banque le déposer, conserver le bordereau – est-ce que vous n’avez pas mieux à faire de votre temps ?

❌ il se peut que vous ne le receviez jamais (merci La Poste) : l’un de mes clients à Saint-Tropez m’a envoyé un chèque une fois, il n’est jamais arrivé ! Avant qu’il me règle par virement, j’ai du faire un courrier attestant que si jamais le chèque finissait par arriver, je m’engageais à ne pas l’encaisser, et à le renvoyer au client. Que de temps perdu !

En plus c’est plus transparent, ça évite les « oui oui je t’ai envoyé le chèque, tu vas le recevoir » alors que le client n’a rien envoyé. C’est un coup qu’on m’a déjà fait, j’ai beaucoup apprécié comme vous pouvez vous en douter.

4. Incitez à programmer un virement automatique

Lorsque vous avez des clients réguliers, avec qui vous avez un forfait mensuel de prestation, pour un montant identique chaque mois, encouragez-les à vous régler par virement automatique.

Vous serez certain qu’ils n’oublieront pas, et eux n’ont pas besoin de faire la manip chaque mois : tout le monde est content !

5. Cadrez les projets dès le début

Parfois, le client ne veut pas payer car il n’est pas satisfait 😡, que la mission n’a pas vraiment répondu à son objectif.

En cadrant bien le projet depuis le début (les objectifs, les conditions, votre périmètre d’actions, les attendus de la part du client), vous pouvez éviter les « non c’est pas ça que je voulais, je paye pas ».

6. Vérifiez la solvabilité du client

Avant de vous engager avec le client, pensez à regarder ses chiffres sur https://www.societe.com/ ou jeter un oeil à ce qu’on dit de lui sur Internet.

Un freelance averti en vaut deux !

😉

Si vous avez fait tout ça, le risque de retards de règlement ou d’impayés est devenu très faible. Mais il n’est jamais à 0 !

Lorsque la date d’échéance d’une facture est passée, et que, ô malheur 😱 le règlement n’est pas arrivé, que faire ?

On est toujours fébrile les premières fois : on a peur d’être maladroit, de vexer le client, de passer pour une personne intéressée uniquement par l’argent, et on n’ose pas trop « réclamer ».

1. Utilisez un système de relance automatique

C’est tout bête mais ça offre plusieurs avantages :

✅ ça fonctionne tout seul, et donc vous vous libérez du temps en évitant d’avoir à vérifier vous-même

✅ vous n’avez pas besoin de vous torturer l’esprit une demie-heure pour savoir quoi écrire

Pour cela, vous pouvez utiliser votre outil de facturation, mais d’autres outils existent aussi, comme Inyo, qui s’est donné la mission de faire gagner du temps aux freelances !

2. Joignez la facture à votre relance

Si vous préférez gérer ça en manuel (c’est ce que je fais personnellement, parce que je trouve que ça fait partie de la relation client, et que l’humain est important dans ce type de situations), pensez bien à joindre la facture en pièce jointe de votre mail de relance.

Cela évite les quiproquos et le client n’aura pas besoin de fouiller dans vos anciens mails pour retrouver la facture.

3. Envoyez un recommandé

Si vous déjà relancé une ou deux fois sans effet, n’hésitez pas à envoyer un recommandé.

Le recommandé va plus « impressionner » le client qu’un simple email.

Je vous vois d’ici râler « oui mais c’est pénible d’aller à la Poste, c’est loin et en plus il faut faire la queue, et de toute façon j’ai pas d’imprimante ».

Nous sommes au XXIe siècle et même la Poste est devenue moderne : je ne vais plus jamais à la Poste, j’envoie les recommandés directement de mon ordinateur, et vous pouvez faire pareil !

4. Cherchez à comprendre pourquoi la facture n’est pas réglée

Tour d’horizon des raisons qui ont causé des retards de règlement sur mes factures :

☑️ l’entreprise a été ré-organisée et la compta n’est plus bien gérée

☑️ problème de trésorerie

☑️ mon interlocuteur est débordé et il a oublié

☑️ la boîte est en liquidation judiciaire (là pas de suspense : ce n’était pas du retard, je n’ai jamais été payée – erreur de débutante de ma part)

☑️ les équipes ne communiquent pas bien et mon interlocuteur n’a pas transmis ma facture à la personne chargée d’effectuer les règlements

☑️ la personne qui fait les virements est en vacances

Il y a toujours une raison qui fait que la facture n’a pas été payée. En connaissant cette raison, vous pouvez plus facilement agir pour provoquer le paiement, ou accepter de laisser un peu de souplesse au client.

5. Passez par un organisme de recouvrement

C’est votre dernier recours.

Vous avez relancé le client et il vous a ignoré, ou il a essayé de se justifier, mais le résultat est là : la facture est toujours impayée.

Il est temps d’employer la manière forte, et de faire appel à un cabinet de recouvrement.

C’est ce que j’ai fait il y a quelques semaines. L’un de mes clients trainait à payer des factures depuis janvier, on était en octobre et j’avais épuisé beaucoup d’énergie, j’ai décidé de faire appel à RubyPayeur.

Au début, j’ai hésité, car l’idée de mettre un tiers au milieu de cette situation m’a mise mal à l’aise.

Mais on peut dire que ça a été efficace !

Donc à 13h23, mon dossier était créé, et à 16h20, le client (qui faisait le mort depuis un moment), m’écrit et s’apprête à poster un chèque !

Mon problème a donc été réglé, et je n’ai pas eu besoin de trop « hausser » le ton avec le client. RubyPayeur prend bien sûr une commission, mais c’est compensé par les pénalités de retards dont s’acquitte le client.

Si vous avez un problème avec un client qui ne paye pas, je vous encourage à faire pareil ! Il suffit de vous créer un compte en suivant ce lien, et de créer un dossier pour chaque facture impayée.

J’espère que ces conseils vous aideront à éviter au maximum les situations de retards de règlement ou d’impayés, pour vous concentrer sur vos missions !

Pour retrouver les 14 étapes à ne pas oublier pour lancer ou professionnaliser votre activité freelance, téléchargez la checklist :

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